Osnovne prednosti i karakteristike
IPIS je plod dugogodišnjeg iskustva rada na poslovnim sustavima drugih proizvođača i nastojanja da se prepoznati nedostatci uklone i napravi sustav koju je pogodan za korištenje kako knjigovodstvenim servisima, tako i poslovnim subjektima. Za izradu se korištene najsuvremenije tehnologije prisutne na tržištu da bi korisnik imao sve što očekuje nakon korištenja Microsoft Office-a i Windowsa, kao što je Copy-Paste, izvoz/uvoz u Excel, Word, PDF i slično. Aplikacija izgledom veoma podsjeća na Microsoft Office jer smo htjeli da se korisnik odmah osjeća kao kod kuće i da brzo može postati produktivan.
Fleksibilnost i proširivost
Svi izvještaji i analize su napravljene ugrađenim dizajnerom izvještaja/analiza te se lako mogu mijenjati na lokaciji korisnika ili prilikom implementacije dodavati novi izvještaji specifični za korisnika. Analize su vrsta izvještaja gdje korisnik sam, premještanjem kolona, kreira sebi izvještaj u obliku zaokretne tabele (pivot) slično kao u Microsoft Excel alatu. Korisnicima koji žele više od svojih izvještaja vrlo lako se mogu spojiti Excelom na bazu podataka i kreirati još složenije izvještaje. U izvještajima je implementirana mogućnost otvaranja dokumenata jednim klikom miša, npr. u kartici prometa vidite da je artikal došao od nekog dobavljača putem prijemnog lista s nekim brojem, kliknete odmah u izvještaju na taj broj i dobijete dokument na pregled.
Ostale značajke
Sigurnost se zasniva na ulogama i korisnicima, te se svakom korisniku mogu davati prava što može raditi u sustavu (čitati, mijenjati, brisati, umetati, izvršavati...)
Svaki uneseni dokument u sustavu možete vrlo lako "klonirati", tj, napraviti identičnu kopiju dokumenta što je pogodno na mjestima gdje se isti dokumenti često ponavljaju (Obračun plaća...).
Još jedna od zgodnih opcija u IPIS-u je mogućnost dodavanja privitaka bilo kojem dokumentu/registru (skenirani račun dobavljača prijemnom listu, excel tabele, word, životopis djelatniku, fotografije itd) učitavanjem iz datoteke bilo kojeg formata ili skeniranjem dokumenta direktno iz programa (pogledati screenshotove) što značajno ubrzava ovu opciju. Na ovaj način korištenjem IPIS-a dobivate na korištenje i potpuno funkcionalan sustav za upravljanje dokumentima (Document Management System-DMS)
Prilikom unosa raznih stavki dokumenata, npr artikala, često se desi da nemate uneseni artikal u bazi. IPIS vam omogućuje da vrlo jednostavno dodate novi artikal, partnera, djelatnika itd dvoklikom na "lookup" polje. Nakon spremanja ga automatski prenosi u stavku, te možete nastaviti s unosom. Lookup polja su specijalna vrsta polja za unose podataka iz drugih tabela, npr. kupaca/dobavljača u robnom dokumentu, artikal u stavci dokumenta, djelatnik u obračunu plaća itd. Ako pođete pisati u ovom polju, program vam automatski filtrira podatke i nudi rezultat bez otvaranja dodatnih prozora, čime se omogućuje vrlo brz unos stavaka. Unos stavaka je sličan unosu u Excel i odvija se u samoj listi bez dodatnih prozora. Na ovaj način prosječan korisnik može unijeti dnevno nekoliko stotina dokumenata bez ikakvih problema.
Prednosti „IPSoft Forms“ frameworka u kojem je izrađen poslovni sustav IPIS
- Zajedničke osobine svih obrazaca za unos podataka su programirane samo jedanput (spremanje dokumenta, log izmjena, brisanje, kloniranje itd...), a u obrascima implementirane samo specifičnosti. Što ovo znači za korisnika? Brža implementacija posebnih zahtjeva, manja mogućnost pogreški u kodu(bug-ova), iste funkcije dostupne na svim obrascima, obrasci izgledaju isti/slični i zgodniji za upotrebu.
- Optimiziran je za veliku količinu podataka, primjerice, pretraga preko 100.000 artikala ide bez da primjećujete da ih ima toliko.
- Sustav je baziran na stabilnoj, brzoj i moćnoj bazi podataka – Microsoft SQL Server. SQL Server se nalazi među 3 najbolje baze podataka na tržištu uz Oracle i IBM-ov DB2. Ne morate se brinuti što će se desiti prilikom nestanka električne energije, nepravilnog gašenja računala itd.
- Mogućnost kloniranja svih obrazaca – kreiranja identičnih kopija određenih dokumenata. Primjerice, ako vam se obračun plaća ponavlja iz mjeseca u mjesec, opcijom kloniranja u nekoliko sekundi napravite obračun za novi mjesec. Opcija je dostupna na svim obrascima u frameworku.
- Zapisnik izmjena vam daje odgovor na pitanja tko je napravio neki dokument i kada, tko ga je promijenio, kakav je izgledao prije određene promjene i vraćanje na to stanje, vraćanje slučajno izbrisanih dokumenata itd.
- Ugrađen sustav za upravljanje dokumentima, na svaki obrazac možete dodati dokument bilo koje vrste (word, excel, fotografija...), a možete izravno skenirati dokument iz programa ako imate spojen skener na računalo.
- Svi izvještaji se mogu mijenjati izravno iz programa kroz ugrađeni dizajner izvještaja, a mogu se dodavati i specifični izvještaji za korisnika. Dovoljno obučen korisnik može sam olakšati sebi posao izradom vlastitih izvještaja i pridruživanjem istih glavnom izborniku ili određenim obrascima.
- Svi podaci koji se unutar određenog dokumenta unose iz drugih tabela (npr artikal u robnom dokumentu, konto u temeljnici) unose se preko posebnih LookUp polja. Samo pođete pisati u ovo polje i program vam automatski filtrira željene podatke. Ako podatak nije unesen (npr novi artikal), desnim klikom na polje i odabirom opcije „Novi“ odmah možete dodati podatke koji vam trebaju bez otvaranja dodatnih opcija u programu. Također dvoklikom na odabranu stavku (artikal) dobijemo isti na pregled i eventualne korekcije.
- Neograničen broj evidencija (baza podataka) sa automatskom nadogradnjom preko interneta.
- Prijenos/uvoz podataka iz bilo koje druge baze (Access, Oracle, Firebird, ...), mogućnost izrada skripti za prijenos, što omogućava fleksibilan način prijenosa podataka.
- Svi izvještaji se mogu slati izravno na mail, a za izvještaje koji sadržavaju partnera program automatski nudi email adrese iz kontakata partnera (npr šaljete ponudu, račun itd).
- Sigurnost je zasnovana na ulogama i korisnicima, te se svakom dijelu aplikacije mogu dodjeljivati prava za čitanje (izvršavanje), umetanje, izmjenu i brisanje.
- I još mnogo toga...